Praca w systemie home office nie jest niczym nowym. Nie jest także, wbrew być może powszechnie panującej opinii, wytworem szerzącej się w ostatnich miesiącach pandemii. Ten system pracy liczy sobie już niemal 50 lat, a jego powstanie wiąże się z dwoma zjawiskami, jakie w latach siedemdziesiątych XX wieku miały miejsce w Stanach Zjednoczonych, a które sprowadzały się do jednego – ograniczenia zarówno możliwości, jak i konieczności dojazdów do miejsca pracy. Jednym z nich był wzrost liczby samochodów dojeżdżających z przedmieść do znajdujących się w metropoliach biur i fabryk, w konsekwencji czego miasta stawały się zatłoczone, zakorkowane i brudne, a pracownicy, tkwiąc w zdawać by się mogło niemających końca korkach, notorycznie spóźniali się do pracy (o zgubnym wpływie spalin na jakość powietrza i zdrowie nie wspominając). Sytuacji pracowników, którzy nie mogli na czas dotrzeć do pracy, nie poprawił także kryzys paliwowy spowodowany gwałtownym wzrostem cen ropy naftowej. W wyniku embarga państw zrzeszonych w OAPEC, które zastosowano wobec USA po wybuchu wojny izraelsko-arabskiej w październiku 1973 roku, cena ropy skoczyła z ok. 2 dolarów za baryłkę w roku 1970 do 35 dolarów w zaledwie kilka lat później![1] Stacje benzynowe zaczęły świecić pustkami i o ile najpierw pracownicy nie mogli wykonywać swoich obowiązków, bo wiecznie stali w korkach, o tyle teraz z powodu braku paliwa w ogóle nie byli w stanie dotrzeć do pracy. Pracodawcy mieli twardy orzech do zgryzienia. Jedynym rozsądnym wtedy rozwiązaniem było umożliwienie pracownikom wykonywania swojej pracy w domowym zaciszu.
Dzisiaj nieprawdopodobnym może się wydawać, jak można było wykonywać pracę w domu, nie dysponując telefonem komórkowym czy komputerem (pierwsze komputery dla użytkowników domowych powstały dopiero na przełomie lat 70. i 80. XX wieku[2]). Ba! Dla wielu z nas niewyobrażalnym byłaby praca bez dostępu do internetu! Istny kosmos, prawda? Ale to właśnie specjaliści ds. kosmosu są odpowiedzialni za opracowanie koncepcji pracy zdalnej. Skoro byliście w stanie wysłać człowieka na Księżyc, to może będziecie w stanie jakoś uporać się z ulicznymi korkami? – między innymi właśnie to pytanie zadane przez jednego z planistów miejskich, skłoniło byłego inżyniera NASA, Jacka Nillesa, twórcę pojęć „telepraca” i „teledojazdy”, do porzucenia projektów związanych z podbojem kosmosu, na rzecz promowania pracy zdalnej. Oczywiście w 1973 roku praca zdalna wyglądała zupełnie inaczej niż obecnie – jak wspomniałam, nie było komputerów personalnych, o internecie niemal nikt wówczas nawet nie słyszał, a połączenia telefoniczne były zbyt drogie, aby wykonywać je z domu. Koncepcja Nillesa polegała na podzieleniu firmy i stworzeniu tzw. satelitarnych centrów roboczych, które wyposażone były w minikomputery, łączące się z główną siedzibą i głównym komputerem w firmie. Centra zakładane miały być na przedmieściach, co umożliwiałoby pracownikom na dotarcie do pracy pieszo lub na rowerze. Królikiem doświadczalnym była kalifornijska firma ubezpieczeniowa, która zakładając wraz z Nillesem pierwsze centrum satelitarne (dla 30 osób), chciała obniżyć koszty operacyjne, a jednocześnie poprzez możliwość pracy w systemie home office przyciągnąć do siebie nowych pracowników. Dzięki takiemu rozwiązaniu fluktuacja pracowników w firmie spadła z 33% do zera, a ich produktywność wzrosła o 18%![3] Chociaż pomysł przyjął się w przypadku małej grupy pracowników w bardzo określonych branżach, nie wpisał się na stałe jako jeden z oferowanych przez przedsiębiorców systemów pracy.
Momentem przełomowym dla pracy zdalnej było pojawienie się komputerów osobistych i internetu. Dzięki temu, z biegiem lat, możliwym stało się m.in. udostępnianie dokumentów na odległość, uczestnictwo w tele- i wideokonferencjach czy współpraca w czasie rzeczywistym z osobami znajdującymi się na drugim końcu świata. Jednak to nadal nie technologia i możliwości, jakie ta ze sobą niesie, decydują o popularności (lub też jej braku) takiego rozwiązania. Jak pisze Nilles największa przeszkoda w rozwoju telepracy wciąż tkwi pomiędzy naszymi uszami[4] – zmiany i ich akceptacja nie przychodzą łatwo. Tak było w latach 70., tak jest dzisiaj i zapewne tak będzie w najbliższej przyszłości. Wielu menedżerów wciąż nie jest w stanie wyobrazić sobie sytuacji, w której w jakiś sposób traci pełną kontrolę nad pracownikiem – według ich opinii tylko bezpośredni nadzór wpływa na wysoką produktywność i zaangażowanie pracownika („jak mogę dopilnować, abyś wykonał swoją pracę należycie, jeśli nie mogę mieć cię cały czas na oku, a zamiast weryfikować proces, co najwyżej mogę ocenić efekt końcowy twojej pracy?”). Z drugiej strony praca zdalna to również próba sił dla samego pracownika – samodyscyplina, dobra organizacja czasu czy samodzielność. To tylko niektóre z cech, które pozwalają na efektywne wykonywanie pracy z domu. Jeśli z trudem przychodzi ci zmotywowanie się do działania i skupienie na pracy, szczególnie kiedy w domu jest tak dużo do zrobienia („pranie przecież samo się nie zrobi, a skoro już jestem w domu… to przecież tylko 5 minut! Przy okazji wyniosę śmieci i w końcu przykręcę tę półkę, o której żona wspomina od pół roku!”) to praca zdalna zdecydowanie nie jest dla ciebie. Największymi zatem wyzwaniami, jakie stoją przed pracą zdalną, są: u przełożonych zmiana sposobu myślenia oraz wyzbycie się przekonań o nieefektywności takiego stylu pracy i tym samym budowanie z pracownikami relacji opartych o wzajemne zaufanie, a u pracowników umiejętność właściwego rozplanowania zadań, w tym nadania im priorytetów bez nieustannej kontroli i akceptacji przełożonego.
Oczywiście nie każda praca i nie każde przedsiębiorstwo, z uwagi na specyfikę branży czy stanowiska, może pozwolić sobie na takie rozwiązanie. Nie każde także powinno. Praca zdalna świetnie sprawdzi się w firmach zatrudniających programistów, rekruterów i pracowników zawodów kreatywnych, którzy swoje obowiązki mogą wykonywać z dowolnego miejsca na ziemi. Takiej możliwości nie będą mieć (przynajmniej do momentu, kiedy sztuczna inteligencja przejmie kontrolę nad większością obszarów naszego życia) pracownicy zatrudnieni na stanowiskach związanych z bezpośrednią obsługą klienta (fryzjerzy, kelnerzy, recepcjoniści) czy wykonujący prace polegające na obsłudze maszyn i urządzeń (operatorzy maszyn, kierowcy, robotnicy budowlani).
Wdrażając koncepcję pracy zdalnej w organizacji, każdy przedsiębiorca powinien liczyć się z plusami i minusami, które towarzyszą takiemu systemowi pracy. O ile praca zdalna nie jest wymuszona sytuacją taką jak pandemia koronawirusa i nie stanowi rozwiązania tymczasowego, może nieść ze sobą szereg oszczędności (to jedna z głównych przyczyn, dla której przedsiębiorcy decydują się na takie rozwiązanie) – ich skala zależy od branży, specyfiki i liczby pracowników danej firmy. Redukcja kosztów dotyczy przede wszystkim wynajmu powierzchni biurowych – praca zdalna oznacza mniejsze koszty wyposażenia pomieszczeń, utrzymania budynku w czystości, opłat za prąd, itp. Mając możliwość pracy zdalnej, na znaczeniu traci też sama lokalizacja firmy – nie wpływa ona bowiem na decyzje kandydatów poszukujących zatrudnienia, a co za tym idzie przedsiębiorca może wynająć mniejsze biuro z niższym czynszem. Odpada także konieczność opłacania miejsc parkingowych. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca nie musi także ograniczać się do zatrudniania pracowników z danego regionu – nie ma bowiem znaczenia czy nasz pracownik wykonuje swoją pracę z Katowic, Gdańska czy odległego Timbuktu. Miejscem pracy jest cały świat, a to oznacza, że do pracy możemy pozyskiwać specjalistów z każdego miejsca na ziemi (oczywiście, o ile bariery nie stanowi dla nas znajomość języka). Możliwość pracy zdalnej wpływa także na to, w jaki sposób przez kandydatów do pracy (szczególnie dla tych z pokolenia tzw. millenialsów) postrzegany jest pracodawca - wyróżnikiem nowoczesnego pracodawcy nie są już benefity pozapłacowe, a możliwość ciągłego rozwoju, poczucie sensu wykonywanych przez nich obowiązków oraz właśnie zapewnienie elastyczności godzin i miejsca pracy[5]. Jednak co ważne, a o czym już wspominałam, praca zdalna nie sprawdzi się tam, gdzie brak jest wzajemnego zaufania, a sama organizacja i jej infrastruktura nie są przystosowane do takich zmian. Pamiętajmy, że praca to nie tylko wykonywanie zadań i obowiązków, ale także relacje międzyludzkie i atmosfera, które tworzą kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Zdalne wykonywanie obowiązków poniekąd odziera nas z możliwości swobodnej interakcji z pozostałymi pracownikami, co w konsekwencji może powodować poczucie osamotnienia i izolacji, a także problemy z motywacją do wykonywania obowiązków. Ograniczone kontakty z pracodawcą i współpracownikami to także mniejsza sposobność do wymiany wiedzy i dzielenia doświadczeń oraz możliwe trudności w budowaniu poczucia przynależności i zaangażowania w wykonywaną pracę[6].
Jak zatem uniknąć zagrożeń, które niesie ze sobą praca zdalna? Ogromna odpowiedzialność spoczywa w rękach osób zarządzających pracownikami. Ważnym czynnikiem, sprzyjającym zachowaniu ciągłości biznesu, jest współpraca i transparentność, pozostawanie w stałym kontakcie ze swoim zespołem, dostępność i sprawna komunikacja. To, że pracujemy w różnych miejscach nie oznacza, że nie możemy pozostawać ze sobą w ciągłym kontakcie, wymieniać się informacjami i materiałami. Niezwykle istotna jest klarowność komunikacji, ustalenie wzajemnych oczekiwań i planu działań oraz bieżące komunikowanie pojawiających się przeszkód czy trudności. Pracownik powinien mieć pewność, że mimo dzielącej go z przełożonym odległości, zawsze może na niego liczyć, w zamian za co odwdzięcza się dobrze wykonaną pracą i zaangażowaniem. Dla wielu pracowników (ale także kierowników) przejście w tryb pracy zdalnej, szczególnie w następstwie pandemii, która życie wielu z nas wywróciła do góry nogami, to także ogromny stres i obawa o swoją przyszłość. Badania Davida Golemana[7] nad inteligencją emocjonalną wskazują, że najlepsi liderzy to ci, którzy są w stanie zrozumieć emocje innych i posiadają bardzo dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne. Nie dziwi zatem dlaczego w sytuacjach kryzysowych pracownicy oczekują od nich wskazówek co robić i jak działać. Jeśli menedżer okazuje bezradność, to z dużym prawdopodobieństwem podobną postawę przejmą jego pracownicy (efekt „sączenia”). Dlatego tak ważne jest, aby pracownik wykonujący pracę zdalną, miał poczucie, że mimo nietypowej i trudnej sytuacji, ma nad sobą przełożonego, który nie zraża się niepowodzeniami, potrafi określić kierunek działań swojego zespołu, a w razie potknięć któregoś z jego członków okaże wsparcie i zrozumienie.
[1] https://pl.wikipedia.org/wiki/Wojny_izraelsko-arabskie
[2] https://pl.wikipedia.org/wiki/Komputer_osobisty
[3] Nilles J. M., Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, 2003
[4] Nilles J. M., Telepraca. Strategie kierowania wirtualną załogą, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, 2003
[5] 2018 Deloitte Millennial Survey
[6] Jeran A., Praca zdalna jako źródło problemów realizacji funkcji pracy, Opuscula Sociologica nr 2, 2016
[7] Goleman D., Inteligencja emocjonalna, Media Rodzina, 1997
